In België vormen kmo's maar liefst 99,8% van alle ondernemingen. Deze bedrijven genereren niet alleen een aanzienlijk aantal werkgelegenheidskansen, maar zijn ook van cruciaal belang voor de welvaart van ons land.

Toch blijkt dat kmo's in de Europese Unie minder dan de helft van de totale waarde van overheidsopdrachten toegewezen krijgen. Meer nog, de deelname van de kleinste ondernemingen is zelfs afgenomen sinds 2017.[1]

In het afgelopen jaar zijn er tal van belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de regelgeving rond overheidsopdrachten, zoals de aanpassing van de voorschriften voor voorschotten, het toekennen van biedvergoedingen en kortere betalingstermijnen.

Ook op lokaal niveau kan de overheid een sleutelrol spelen in het bevorderen van de deelname van kmo's aan overheidsopdrachten. Door strategische ondersteuning en gerichte maatregelen kunnen lokale overheden ervoor zorgen dat kmo's een grotere kans krijgen om mee te dingen naar opdrachten, wat niet alleen hen ten goede komt, maar ook de lokale economie versterkt.

Hieronder vindt u enkele waardevolle tips om deze ondernemingen te ondersteunen en hen te helpen om hun kansen op het verkrijgen van overheidsopdrachten te vergroten.

Duidelijke en toegankelijke opdrachtdocumenten

Een van de grootste obstakels voor lokale kmo's bij het inschrijven op overheidsopdrachten is de zware administratieve last die ermee gepaard gaat. Om deze drempel te verlagen, is het essentieel om opdrachtdocumenten op te stellen die zowel duidelijk als toegankelijk zijn.

Het is van cruciaal belang om in de opdrachtdocumenten precies aan te geven wat u verwacht van de ondernemingen. Dit betreft niet alleen de vereiste documenten voor de uitsluitingsgronden, selectie- en gunningscriteria, maar ook een duidelijke omschrijving van de verwachtingen en vereisten omtrent de uitvoering van de opdracht. Wanneer de inschrijvers niet precies weten welke documenten ze moeten indienen, kan dit immers leiden tot de nietigheid van hun offerte wat uiteraard bij voorkeur vermeden wordt.

Overweeg een toelichtingsvergadering waar de opdracht en de ambities worden toegelicht, waar de verwachtingen worden geduid en waar de gegadigden op enkele aandachtspunten worden gewezen (bijvoorbeeld de correcte ondertekening van het indieningsrapport op het e-Procurement platform – zie verder).

Daarnaast is het van groot belang om de opdrachtdocumenten, zoals de technische bepalingen en uitvoeringsvoorwaarden, op een redelijke en proportionele manier te formuleren. Het gebruik van duidelijke, concrete taal is essentieel. Vage of te open geformuleerde bepalingen die niet zijn afgestemd op de voorliggende concrete opdracht kunnen leiden tot onduidelijkheid en onnodige risico's, waardoor de interesse van potentiële inschrijvers snel kan afnemen.

Tot slot spelen de modaliteiten van de overheidsopdracht een belangrijke rol in het stimuleren van deelname van lokale kmo's. Overweeg bijvoorbeeld om een opdracht op te splitsen in meerdere percelen, om een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers aan te bieden, of om een onderhandelingsprocedure toe te passen (indien wettelijk mogelijk uiteraard). Dergelijke strategieën kunnen niet alleen de toegankelijkheid vergroten, maar ook de kansen voor lokale kmo’s om mee te dingen naar opdrachten aanzienlijk verbeteren.

Investeer in de kennis van uw lokale kmo’s

Veel lokale kmo’s die momenteel weinig of niet deel nemen aan overheidsopdrachten, hebben onvoldoende kennis van de regelgeving die hierbij komt kijken, evenals van het e-Procurement platform en de beschikbare tools. Dit gebrek aan kennis kan een grote drempel vormen, waardoor deze bedrijven zich niet in de gelegenheid voelen om mee te dingen naar overheidsopdrachten.

Zo rijzen er vaak problemen met het tijdig indienen van een offerte, het globaal ondertekenen van het indieningsrapport met een gekwalificeerde elektronische handtekening door een bevoegd persoon,…

Om deze kloof van onwetendheid te overbruggen en om de deelname van lokale kmo’s te bevorderen, kan het interessant zijn om een workshop te organiseren die hen wegwijs maakt in de wereld van overheidsopdrachten. Tijdens zo'n sessie kunnen de werking van het e-Procurement platform, de basisprincipes van de regelgeving en praktische tips om de kansen van kmo’s te vergroten, uitgebreid worden toegelicht.

GD&A Advocaten beschikt over (geaccrediteerde) opleiders met excellente expertise in overheidsopdrachten. Zij kunnen uw lokaal bestuur ondersteunen bij de organisatie van een dergelijke workshop en zorgen voor inhoudelijke en praktische begeleiding.

Deze workshop biedt niet alleen de gelegenheid om de werking van het platform stap voor stap uit te leggen, maar ook om de vragen van de aanwezige lokale kmo’s te beantwoorden. Zo worden onzekerheden weggenomen en krijgen bedrijven het vertrouwen om volwaardig deel te nemen aan overheidsopdrachten.

Door te investeren in de kennis van uw lokale kmo’s, draagt u bij aan hun succes en versterkt u de economische basis van uw regio.

***

Heeft u hieromtrent vragen of wenst u een vrijblijvend kennismakingsgesprek te organiseren om te bekijken hoe wij uw lokaal verhaal verder daadkracht kunnen geven? Neem vandaag nog contact met ons op!