Menig aanbesteder krijgt wel eens te maken een verzoek van zijn opdrachtnemer tot verlenging van de uitvoeringstermijn op grond van artikel 36 AUR wegens laattijdig goedgekeurde detail- en werktekeningen. In deze nieuwsbrief belichten we kort de toepassing van dit artikel, waarna we de aandacht vestigen op de verlenging van de uitvoeringstermijn als gevolg van een laattijdige goedkeuring en de redenen waarom dit niet altijd vanzelfsprekend is.

De opmaak van detail- en werktekeningen waartoe de opdrachtnemer gehouden is en de daarmee samenhangende goedkeuringsplicht van de aanbesteder zijn van belang voor een correcte en stipte uitvoering van een overheidsopdracht. Artikel 36 AUR is in principe van toepassing op opdrachten van werken, leveringen en diensten. In de praktijk zijn het voornamelijk aannemers bij opdrachten voor (bouw)werken en ontwerpers of architecten in het kader van hun dienstenopdracht die zich beroepen op dit artikel.

Toepassingsgebied

Wie artikel 36 AUR leest, zal begrijpen dat dit artikel zowel verplichtingen voorziet voor de opdrachtnemer als voor de aanbesteder. Zo legt het aan de opdrachtnemer de verplichting op om op eigen kosten alle detail- en werktekeningen op te maken die hij nodig heeft om de uitvoering van de opdracht tot een goed einde te brengen. Daaropvolgend is het de plicht van de aanbesteder om de in de opdrachtdocumenten bepaalde detail- en werktekeningen – tijdig - al dan niet goed te keuren.

Het artikel bepaalt namelijk:

De opdrachtnemer maakt op eigen kosten alle detail- en werktekeningen op die hij nodig heeft om de uitvoering van de opdracht tot een goed einde te brengen.

De opdrachtdocumenten bepalen nader welke tekeningen door de aanbesteder worden goedgekeurd. Deze beschikt over een termijn van dertig dagen te rekenen vanaf de datum waarop de tekeningen werden voorgelegd om ze goed te keuren of te weigeren.

De eventueel verbeterde tekeningen worden opnieuw aan de aanbesteder voorgelegd die over een termijn van vijftien dagen beschikt om ze goed te keuren, voor zover de gevraagde verbeteringen niet het gevolg zijn van nieuwe eisen vanwege de aanbesteder.

Elke overschrijding van de in het tweede en derde lid vermelde termijnen geeft aanleiding tot een evenredige verlenging van de uitvoeringstermijn, tenzij de aanbesteder het bewijs levert dat de werkelijk ten nadele van de opdrachtnemer veroorzaakte vertraging van kortere duur is dan de overschrijding van de termijn.

De opdrachtdocumenten vermelden het aantal exemplaren van de tekeningen dat de opdrachtnemer aan de aanbesteder ter hand moet stellen.

De aanbesteder mag deze tekeningen niet reproduceren. Ze mogen enkel ten behoeve van de opdracht en niet voor enig ander doel worden gebruikt.

De bovenstaande beschikkingen zijn ook van toepassing op de andere documenten en voorwerpen die de opdrachtnemer opstelt of vervaardigt om de opdracht tot een goed einde te brengen.

Er bestaat geen wettelijke definitie van het begrip ‘detail- en werktekeningen’.

Om te weten welke documenten een tekening in de zin van artikel 36 AUR uitmaken, denken we aan de inhoud van de opdracht van een ontwerper, architect of aannemer. Bij overheidsopdrachten voor bouwprojecten maken ontwerpers detailtekeningen om de opdrachtdocumenten te verduidelijken en aan te vullen, terwijl uitvoerders werktekeningen maken om aan te tonen hoe zij de werken zullen realiseren.[1]

Daarenboven voegt de regelgever in het laatste lid van artikel 36 AUR nog toe dat dit artikel ook van toepassing is op de andere documenten en voorwerpen die de opdrachtnemer opstelt of vervaardigt om de opdracht tot een goed einde te brengen. Opnieuw missen we een definitie van wat dit precies kan inhouden.

Gezien de onduidelijkheid omtrent het exacte toepassingsgebied van artikel 36 AUR, is het zeer belangrijk om bij de opmaak van de opdrachtdocumenten de nodige aandacht te besteden aan een precieze en duidelijke omschrijving van de tekeningen en andere documenten of voorwerpen die door de aanbesteder goedgekeurd dienen te worden.

De regelgever laat overigens toe dat de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten afwijkt van artikel 36 AUR.[2] Dit maakt het mogelijk om in de opdrachtdocumenten te voorzien in een kortere of langere termijn waarbinnen de opdrachtgever de voorgelegde documenten dient te beoordelen. Eveneens kan bijvoorbeeld worden afgeweken van de sanctie in geval van laattijdige goedkeuring. Een afwijking dient uiteraard opgenomen te worden onder de voorwaarden van artikel 9 AUR en wordt steeds vermeld vooraan in het bestek.

Draagwijdte van artikel 36 AUR

Vanaf de datum waarop de tekeningen of andere documenten aan de aanbesteder worden voorgelegd ter goedkeuring heeft deze dertig (30) kalenderdagen tijd om hieraan gevolg te geven. In het geval van een weigering van de aanbesteder voert de opdrachtnemer de nodige verbeteringen door, waarna hij de tekeningen / documenten opnieuw voorlegt aan de aanbesteder. De aanbesteder beschikt vervolgens over vijftien (15) kalenderdagen om de verbeterde tekening of het verbeterde document goed te keuren.

Hierbij geldt de uitzondering dat die tweede termijn niet geldt wanneer de aanbesteder bij het eerste nazicht opmerkingen maakte die als een nieuwe eis kunnen worden beschouwd.[3] Dit roept de vraag op hoe hiermee om te gaan. Het is onredelijk te stellen dat de aanbesteder zijn recht verliest om de aangepaste tekening of het document goed te keuren en dat de opdrachtnemer de gevolgen van de nieuwe eis zonder meer zou moeten dragen. De enige oplossing lijkt te zijn dat de opdrachtnemer in dergelijk geval op grond van artikel 38/11 AUR een verlenging van de uitvoeringstermijn vraagt voor de vertraging veroorzaakt door de nieuwe eis.[4]

Gevolgen van een laattijdige goedkeuring / weigering

Voor de aanbesteder is het belangrijk om de wettelijke goedkeuringstermijn te respecteren.

De aanbesteder die de goedkeuringstermijnen overschrijdt, kan zich immers verwachten aan een evenredige verlenging van de uitvoeringstermijn. De opdrachtnemer heeft meer bepaald recht op een verlenging van de uitvoeringstermijn met evenveel kalenderdagen als het aantal kalenderdagen waarmee de goedkeuringstermijn overschreden werd.[5] Een gevolg dat de meeste aanbesteders wellicht wensen te vermijden.

Desalniettemin veroorzaakt niet elke laattijdige goedkeuring een automatische termijnverlenging.

Allereerst dient de opdrachtnemer zelf aan te tonen dat een tekening, ander document of voorwerp niet tijdig door de aanbesteder werd goedgekeurd en over hoeveel dagen vertraging het precies gaat.[6]

Een bijkomende kanttekening voor de opdrachtnemer die beroep wil doen op artikel 36 AUR is dat hij zijn verzoek voor een termijnverlening vóór het verstrijken van de contractuele uitvoeringstermijn dient over te maken aan de aanbesteder. Bij dit verzoek toont de opdrachtnemer aan welke documenten er precies laattijdig zijn goedgekeurd en voegt hij een becijferde rechtvaardiging van het aantal dagen waarvoor hij een verlenging wenst.[7]

Daarnaast hoeft de aanbesteder ook niet elk verzoek tot termijnverlenging op grond van artikel 36 AUR zonder meer te aanvaarden.[8]

Zo dient de aanbesteder die een dergelijk verzoek ontvangt, eerst na te gaan of de laattijdig goedgekeurde documenten wel onderworpen waren aan de voorafgaande goedkeuring van de aanbesteder.

Verder kan de aanbesteder ook het tegenbewijs leveren dat een laattijdig goedgekeurd document geen betrekking had op de taak die voor de vertraging in de uitvoering had kunnen zorgen. Stel bijvoorbeeld dat een detailtekening, die overdreven vroeg werd voorgelegd ter goedkeuring terwijl de uitvoering van die tekening pas gepland stond over vier maanden, vijf dagen te laat wordt goedgekeurd. In dat geval heeft die laattijdige goedkeuring niet voor een werkelijke vertraging in de uitvoering gezorgd.

Een ander tegenbewijs kan er in bestaan dat de aanbesteder aantoont dat niet de laattijdige goedkeuring de vertraging heeft veroorzaakt, maar dat dit te wijten was aan andere oorzaken of zelfs aan een tekortkoming van de opdrachtnemer zelf.

Tot slot kan de aanbesteder het tegenbewijs leveren dat de werkelijke vertraging voor de opdrachtnemer korter is dan de overschrijding van de goedkeuringstermijn. In dat geval hoeft de uitvoeringstermijn slechts verlengd te worden met de eigenlijke vertraging van de planning van de opdrachtnemer.

Besluit

Nauwkeurig opgestelde opdrachtdocumenten zijn van groot belang. In de opdrachtdocumenten kan de aanbesteder bijvoorbeeld precies vastleggen welke detail- en werktekeningen de opdrachtgever moet opmaken, welke documenten aan goedkeuring onderworpen zijn en op welke wijze deze goedkeuring dient te gebeuren. Meer nog, de aanbesteder kan bij de opmaak van het bestek beslissen om af te wijken van de voorschriften van artikel 36 AUR.

Bovendien dient de aanbesteder zich ervan bewust te zijn dat niet elke overschrijding van de termijnen waarbinnen de detail- en ontwerptekeningen gekeurd dienen te worden automatisch een evenredige verlenging van de uitvoeringstermijn met zich meebrengt. Er spelen namelijk nog enkele formaliteiten voor de opdrachtnemer evenals eventuele tegenargumenten voor de aanbesteder.

***

Heeft u nog vragen over de goedkeuring van de detail- en werktekeningen of de toepassing van artikel 36 AUR?

Aarzel dan niet om ons te contacteren zodat wij u hierin kunnen begeleiden.

[1] S. MORAS en K. UYTTERHOEVEN, “De Verlenging van de uitvoeringstermijn van een overheidsopdracht wegens laattijdige goedkeuring van tekeningen, andere documenten of voorwerpen door de aanbesteder (art. 36 KB AUR 2017): niet zomaar een quasi-automatisme…”, TBO 2022/3, (133) 134.

[2] Art. 9 AUR.

[3] Art. 36, derde lid AUR.

[4] A. EECKHOUT en L. OTTEVAERE, “Detail- en werktekeningen inzake ontwerp en uitvoering, waar ligt de grents?” in C. DE KONINCK, P. FLAMEY, P. THIEL en E. HACKE (eds.), Jaarboek overheidsopdrachten 2020-2021, Brussel, EPB, 2021, 657; S. MORAS en K. UYTTERHOEVEN, “De Verlenging van de uitvoeringstermijn van een overheidsopdracht wegens laattijdige goedkeuring van tekeningen, andere documenten of voorwerpen door de aanbesteder (art. 36 KB AUR 2017): niet zomaar een quasi-automatisme…”, TBO 2022/3, (133) 136.

[5] Art. 36, vierde lid AUR.

[6] Art. 8.4 BW

[7] Art. 36 AUR juncto art. 38/16 AUR.

[8] S. MORAS en K. UYTTERHOEVEN, “De Verlenging van de uitvoeringstermijn van een overheidsopdracht wegens laattijdige goedkeuring van tekeningen, andere documenten of voorwerpen door de aanbesteder (art. 36 KB AUR 2017): niet zomaar een quasi-automatisme…”, TBO 2022/3, (133) 137-138.