De Wet van 27 december 2021 houdende diverse bepalingen inzake belasting over de toegevoegde waarde introduceerde een nieuwe administratieve verplichting voor gemengde btw-plichtigen. Wij informeerden u hierover reeds via onze nieuwsbrief op 28 juli 2022. Onder meer lokale besturen, die periodieke btw-aangiften indienen, worden met deze verplichting geconfronteerd. Het KB van 26 oktober 2022 bevat verdere uitvoeringsbepalingen omtrent deze nieuwe rapporteringsverplichting.

Hoewel deze nieuwe verplichting uiteraard een administratieve last is, vormt ze een mooie gelegenheid om de btw-aftrek van het lokaal bestuur onder de loep te nemen en op punt te zetten.

Een gemengde btw-plichtige is een btw-plichtige die zowel vrijgestelde als belaste activiteiten uitoefent. Hij kan voor het uitoefenen van btw-aftrek afwijken van het algemeen verhoudingsgetal en het werkelijk gebruik toepassen. Vanaf 1 januari 2023 zal hij die keuze vooraf elektronisch moeten melden bij de fiscus.

Wie vandaag reeds btw in aftrek neemt volgens het werkelijk gebruik krijgt nog even respijt. Gemengde btw-plichtigen die op 31 december 2022 reeds hun recht op btw-aftrek uitoefenen op basis van het werkelijk gebruik, moeten die kennisgeving doen vóór 30 juni 2023. De fiscus krijgt op deze manier een volledig zicht op de btw-plichtigen die het werkelijk gebruik toepassen.

Lokale besturen en btw-aftrek

De Circulaire 42/2015 (E.T.125.567) dd. 10.12.2015 legt aan lokale besturen de toepassing van het recht op aftrek volgens het werkelijk gebruik op. De fiscus stelt dat, rekening houdend met de specifieke omstandigheden waarin publiekrechtelijke lichamen handelen, zij het recht op aftrek dienen uit te oefenen met inachtneming van het werkelijk gebruik (vgl. artikel 46, § 2 WBTW), in voorkomend geval, in combinatie met een bijzonder verhoudingsgetal voor de niet specifiek toewijsbare kosten (hierna algemene kosten genoemd).

Derhalve kan betreffend publiekrechtelijk lichaam zijn recht op aftrek overeenkomstig de bepalingen van artikel 45, § 1 WBTW slechts uitoefenen naar verhouding van de handelingen waarvoor aanspraak op aftrek bestaat. Betreffende de algemene kosten die zonder onderscheid zowel betrekking hebben op handelingen die recht op aftrek verlenen als op deze die geen recht op aftrek verlenen, dient een bijzonder verhoudingsgetal te worden vastgesteld op grond waarvan de aftrek van de btw met betrekking tot deze gemengde kosten zoveel mogelijk wordt uitgeoefend met inachtneming van het bestemmingsprincipe van de aangewende goederen en diensten en met inachtneming van het neutraliteitsprincipe van de btw.

De verplichte toepassing van het werkelijk gebruik voor lokale besturen zorgt er voor dat alle btw-plichtige lokale besturen in het vizier komen van de nieuwe rapporteringsverplichting. Dit geldt ook voor de meeste zorginstellingen die gemengd btw-plichtig zijn voor bijvoorbeeld de cafetaria van het woonzorgcentrum of het ziekenhuis. Ook AGB’s vallen onder deze verplichting indien ze zowel vrijgestelde als belaste activiteiten hebben en hun recht op aftrek uitoefenen volgens de regel van het werkelijk gebruik.

Rapportering

Volgens het nieuwe art. 18bis, §2 KB nr. 3 dienen gemengde btw-plichtigen die hun recht op aftrek volgens het werkelijk gebruik willen (blijven) uitoefenen naast een kennisgeving bovendien de volgende gegevens mee te delen aan de fiscus bij de indiening van de periodieke btw-aangifte met betrekking tot het eerste kwartaal of één van de eerste drie maanden van het lopende kalenderjaar:

1° het definitieve algemene verhoudingsgetal van het voorafgaande kalenderjaar;

2° het aandeel, uitgedrukt in procenten, overeenkomstig de door de belastingplichtige op het moment van de kennisgeving gehanteerde criteria, van de aan de belastingplichtige in rekening gebrachte belasting op de handelingen die:

• uitsluitend worden gebruikt voor de bedrijfsafdeling of de bedrijfsafdelingen waarvan de handelingen volledig recht op aftrek verlenen;
• uitsluitend worden gebruikt voor de bedrijfsafdeling of de bedrijfsafdelingen waarvan de handelingen geen recht op aftrek verlenen;
• tegelijkertijd worden gebruikt voor de onder a) en b) vermelde bedrijfsafdelingen;

3° één of meerdere bijzondere verhoudingsgetallen die van toepassing zijn op de in de bepaling onder 2°, c), bedoelde handelingen en, bij toepassing van meerdere bijzondere verhoudingsgetallen, het globale resultaat van de toepassing van die bijzondere verhoudingsgetallen op de aan de belastingplichtige in rekening gebrachte belasting op de handelingen die tegelijkertijd worden gebruikt voor de onder de bepaling onder 2°, a) en b) vermelde bedrijfsafdelingen.

Wanneer de voorafgaande kennisgeving niet tijdig is gebeurd, of de bijkomende gegevens niet zijn meegedeeld, kan de onderneming het recht op aftrek niet uitoefenen volgens het werkelijk gebruik.

Recht op aftrek onder de loep

Deze nieuwe administratieve formaliteit, om de uitoefening van btw-aftrek met werkelijk gebruik digitaal te registreren, kan een mooie gelegenheid zijn om het recht op btw-aftrek onder de loep te nemen. Vaak gaat alle aandacht immers uit naar het correct toepassen van verschuldigde btw. Een optimale uitoefening van het recht op btw-aftrek raakt daardoor soms wat ondergesneeuwd.

Enkele voorbeelden van vragen die lokale besturen zich in dit kader kunnen stellen:

• Hoe garandeert de organisatiebeheersing dat de btw met betrekking tot btw-plichtige activiteiten steeds correct wordt verwerkt bij bestellingen door medewerkers die minder vertrouwd zijn met de btw?
• Welk aandeel van de btw op algemene kosten mag bijkomend in aftrek worden gebracht?
• Hoe gebeurt de btw-aftrek wanneer het lokaal bestuur de btw zelf is verschuldigd wegens werk in onroerende staat of intracommunautaire verwerving?
• ...

Daarnaast hebben sommige besturen vandaag nog geen heldere kijk op hun btw-statuut wat betreft belastbare activiteiten.

GD&A Advocaten en Q&A Advisors Public Sector zijn graag bereid om uw bestuur bij het vervullen van deze administratieve formaliteiten en desgevallend bij een doorlichting en/of optimalisatie van het recht op btw-aftrek bij te staan.

Auteurs: Nathalie Wouters, Steven Michiels en Marc Goossens